会社にとって、必要な文書を「簡単」かつ「再利用しやすく」デジタル化する、というのは意外と難しいと思います。弊社でもマニュアル文書をテキスト化してファイルサーバに置いて参照、なんてことをやっているのですが、これが意外と使いにくい。文書のタイトルだけではなかなか欲しい情報にアクセスできないから、いきおい全文検索ツールで検索、なんてことになるわけですが、決め手となるツールも見つからず（個人的にはGripGropなんかなかなかイイ！と思うのですが）、結局のところ「○○ってどうやるんですか？」「『マニュアル』フォルダに（とっくの昔に）入れてあるんで見てください」「……」なんて問答が今日も繰り返されるわけです。

で、石田さんの連載第3回「思いついたことは“秘書”にメールしておく」と、弊社社長の沢辺の「あるアドレスにメールしたらそれがみんなのデータベースにならんかなあ」という意見をまとめてデッチあげ……いや、構築したのが今回の小技です。

【用意するもの】
●ARENA Internet Mailerを人数分
●メールボックス制限がそれほど厳しくないアカウント一つ
●（できれば）常時接続線

【手順】
●適当なアドレスを一つ用意します。独自ドメインを所有していて、命名が自由にできる、という環境ならば「chiebukuro@pot.co.jp」なんてアドレスにしておきます。
●各自のARENAで、「chiebukuro@pot.co.jp」を受信できるようにして、かならず「サーバに残す」設定にしておきます。また、「Topにマウント」にしておいた方が良いでしょう。（詳しい設定方法は本書111ページ〜を参照ください。）

たったこれだけです。情報を提供したい人は、ネタをメール本文に書いて、「chiebukuro@pot.co.jp」に送信するだけです。メンバーは普通に新着情報として受信するもよし、Topにマウントした「chiebukuro」メールボックスを開いて、情報一覧にアクセスするもよし、というわけです。訂正したい場合は、自分が新しく修正した内容を送信して、前のメールを削除すればOKです。

↓マウントしたPOPサーバ、はこんな感じです。結構使えそう、って思えません？（画面をクリックすると拡大して表示します。）

この方法がエラいのは、

●メールソフト一本で情報共有ができる
●メールソフト自体の検索機能で検索ができる
●もちろんメールなのでファイルを添付することが可能でしかも更新が簡単
●インターネットに接続できれば、どんな環境からでも参照可能（現実問題としては、POPサーバをそれなりに管理できるメーラーでないとツラいと思いますが）
●フォーマットとしては実に素直な構造なんで、上級者ならMHonArcでHTML化、等々の応用がカンタンにできる

あたりだと思います。

逆にデメリットとして

●誰かがうっかり「サーバに残す」設定を外してしまうとメールがすべて消えてしまう
● セキュリティ的にちょっと不安が残る
● 情報が階層化できない
● 情報点数がすごく増えた場合の挙動が（たぶん）不穏になる

あたりだと思いますが、まあそこは自己責任ということで。

※後記
よしよし、これで運用開始だー、と思いきや、マウントしたPOPサーバは内容検索できない、という「仕様」に気付きました。まあ、ある意味仕方ないんですけどね。というわけで、POPサーバマウントを活用する作戦は見事絵に描いた餅になってしまいました。合掌。